mageso · Datenschutz im Kundenportal

Stand: 12.08.2026

Diese Erklärung gilt für das Kundenportal unter portal.mageso.de. Für unsere Internetseite www.mageso.de gilt die dort veröffentlichte Erklärung.

Verantwortlich

mageso Energieberatung – Marc Gerlitzki
Rüdellstr. 6, 50737 Köln
Telefon: 0221 986 550 10
E-Mail: info@mageso.de

Wozu es das Portal gibt

Im Portal wickeln wir Ihren Beratungsauftrag ab: Sie sehen den Stand Ihres Projekts, erhalten Unterlagen, geben Erklärungen ab und stellen uns Dokumente bereit. Grundlage der Verarbeitung ist damit die Erfüllung unseres Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), ergänzt um gesetzliche Pflichten (lit. c) und unser berechtigtes Interesse an einem nachvollziehbaren Ablauf (lit. f).

Anmeldung und Sitzung

Sie melden sich mit Ihrer Projektnummer und Ihrem Zugangscode an. Für die Dauer des Besuchs setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, damit Sie beim Blättern angemeldet bleiben. Es enthält nur eine zufällige Kennung, wird nicht zur Auswertung genutzt und verfällt beim Abmelden oder Schließen des Browsers. Weitere Cookies, Statistik- oder Tracking-Werkzeuge setzen wir nicht ein, und es sind keine fremden Inhalte eingebunden.

Wiederholte Fehlversuche bremsen wir aus, um Ihr Projekt zu schützen; dabei werden Zeitpunkt und IP-Adresse des Versuchs kurzzeitig ausgewertet. Meldet sich jemand in Ihrem Projekt an, erhält Ihr Berater darüber eine interne Benachrichtigung – so weiß er, dass Sie hineingeschaut haben, und kann bei Bedarf nachfassen.

Welche Daten wir im Portal verarbeiten

• Stammdaten: Name, Anschrift des Gebäudes und Ihre Kontaktdaten (Telefon, Mobil, E-Mail).
• Projektdaten: Auftragsart, Termine, Bearbeitungsstand, Hinweise Ihres Beraters, Rechnungs- und Zahlungsstand.
• Für Förderanträge zusätzlich: Geburtsdatum, Steuer-Identifikationsnummer sowie Kontoinhaber und IBAN. Diese Angaben fragen wir nur bei Aufträgen ab, bei denen ein Förderantrag gestellt und ein Zuschuss ausgezahlt wird – bei allen anderen erscheinen die Felder gar nicht.
• Dokumente: die von uns bereitgestellten Unterlagen sowie die Dateien, die Sie selbst hochladen. Wir merken uns, wann ein Dokument erstmals geöffnet wurde, damit erkennbar bleibt, was Sie bereits erhalten haben.

Noch nicht freigegebene Unterlagen zeigen wir nur als Vorschau mit einem sichtbaren Hinweis im Bild; heruntergeladen werden können sie erst nach der Freigabe.

Erklärungen mit Nachweis

Bestimmte Schritte im Portal sind rechtlich bedeutsam: die Annahme eines Angebots, die Zustimmung zum vorzeitigen Leistungsbeginn, die Bestätigung einer Rechnungsaufstellung und der Widerruf. Zu jedem dieser Schritte halten wir fest, wann er erfolgt ist und von welcher IP-Adresse aus.

Das brauchen wir als Nachweis, dass die Erklärung abgegeben wurde – im Interesse beider Seiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Diese Vermerke bleiben Teil der Projektakte.

Online-Besprechung

Wird für Ihr Projekt eine Online-Besprechung angeboten, führt der Link in unseren eigenen Besprechungsraum unter cloud.mageso.info – ein Server unseres Hauses, kein Dienst eines Anbieters aus dem Ausland. Verbindungsdaten werden erst übertragen, wenn Sie den Raum betreten. Gespräche zeichnen wir nicht auf.

Wer Ihre Daten erhält

Ihre Daten bleiben bei uns und den mit Ihrem Auftrag befassten Personen unseres Büros. Darüber hinaus geben wir sie nur weiter, soweit Ihr Auftrag es erfordert:

• an die Förderstellen (BAFA beziehungsweise KfW), wenn wir für Sie einen Förderantrag stellen – dafür werden Geburtsdatum, Steuer-Identifikationsnummer und Bankverbindung benötigt;
• an unsere Steuerberatung und das Finanzamt im Rahmen der Rechnungslegung;
• an Dienstleister für Betrieb und Zustellung (Serverbetrieb, E-Mail-Postfach), die für uns als Auftragsverarbeiter tätig und vertraglich gebunden sind.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt, ebenso wenig eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU. Es gibt keine automatisierte Entscheidungsfindung.

Wo das Portal läuft

Das Portal läuft auf einem Server in unseren eigenen Geschäftsräumen in Köln. Damit es aus dem Internet erreichbar ist, ist ihm ein angemieteter Server der Contabo GmbH (Aschauer Str. 32a, 81549 München) in einem deutschen Rechenzentrum vorgeschaltet, der Anfragen weiterleitet; hierzu besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Unser E-Mail-Postfach wird bei der STRATO AG (Otto-Ostrowski-Str. 7, 10249 Berlin) betrieben. Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (HTTPS).

Beim Aufruf jeder Seite hält der Server IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode, Datenmenge sowie Browser- und Betriebssystemkennung fest. Das dient dem Betrieb und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); diese Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht.

Wie lange wir speichern

Ist Ihr Projekt abgeschlossen, bleibt es noch 14 Tage im Portal einsehbar; danach wird der Zugang geschlossen. Die Projektunterlagen selbst bewahren wir so lange auf, wie es für den Auftrag nötig ist und die steuer- und handelsrechtlichen Fristen es verlangen (sechs beziehungsweise zehn Jahre). Für geförderte Vorhaben können längere Nachweisfristen der Förderstellen gelten.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Einer Verarbeitung, die auf einem berechtigten Interesse beruht, können Sie jederzeit widersprechen (Art. 21). Ihre Stammdaten können Sie im Portal unter „Meine Daten“ jederzeit selbst berichtigen.

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